日記

【主催者が一番辛い】サイクリングイベント中止は運営側は参加者や関わる方全員を思って最善の方法で判断

いしやん
いしやん

突然、サイクリングイベンが中止になっちゃった・・・

なんということでしょう。人生初のサイクリング大会が中止となってしまいました。

とても悔しいです。

しかし、一番大変で悔しいのは大会主催者ではないか。

と思い今日はこの記事を書きたいと思います。

サイクリング大会の中止に返金無しが通常対応

今回のサイクリング大会の参加料は大人6000円でした。

子どもは確か半額ぐらいですが、家族で参加する方々にとってみればある程度まとまったお金となります。

しかし、どこの大会も概ね中止の時は返金無しが通常のようです。

参加者をしっかりと考えて対応した大会主催者

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今までサイクリング大会を運営してきた主催者も、ちょうど的を射たかのように台風19号が来て、まさか中止になるとは思っていなかったのだと思います。

だって、例年は出来てきたのですから。

中止になることも考慮に入れて進めてきてたと思いますが、いざ中止になると主催者側も対応しきれなかったのでしょうね。

参加料は大人6000円でした。 

 家族やグループで参加されている方々にとっても結構まとまった金額になりますよね。

しかし、本来は返金全く無しの予定でしたが、本来もらえたはずの記念品

そして、参加料からの一部返金としてクオカード

を粋な計らいで返送してくれました。

早い段階での中止連絡は参加者にとってもうれしい

中止の連絡は、大会の4日ほど前に入りました。

楽しみにしていただけにとても残念でした。

参加予定の方々の中には遠方から遥々来る方もいらしたでしょう。

宿泊所のキャンセル手続きも余裕を持って行うことができたと思います。

参加者の中には、

  • ほとんどお金を使っていないから返金できるのでは?
  • 延期にすれば良いではないか。
  • 返金がないというのなら、次回から怖くて参加できない。

と思われていた方々も少なからずいらしたようです。

しかし、主催者さんの判断は、タイミング的にも内容的にも正しい判断だったと思ってます。

イベント準備は、開催以前から始まっている。

イベント準備は、イベントの開催が決定する以前、もしくはそれ以前から始まっています。

  • 走るコースはどうするか
  • 中継地点の運営はどうするか
  • イベントのゲストとして招く方々はどうするか。
  • イベントスタッフの配置や役割分担。
  • イベント中に提供する食材の調達やそのほかもろもろ。

 などなど

前もって準備することがいっぱいです。

主催者は、協力してくれる事業者へ発注します。

そこから協力してくださる関連者へ発注をする等、多くの方々を経由して準備が行われるのです。

よく、「段取り8分」と言います。

催し事の成否は、ほとんど準備で決まってきます。

大会に参加される方々は2000人弱くらいが参加予定でした。

かなりの入念な準備がされてたのでしょう。

一番大変で悔しいのは主催者

イベント準備に一番力を注ぎ、コントロールしているのは、まさに主催者です。

今まで最高のイベントにして、参加される方々にも満足してもらってまた来年も来てもらいたい。

そう思っていたはずです。

最後の最後まで中止したくなかったと思います。

サイクルイベントではないですが、私もある屋外イベントの主催側になったことがあります。

数百万円のお金と数か月間の準備を行いました。

しかし、残念なことにイベントの日は大雨と強風のため敢え無く中止となりました。

かけた費用もすべて準備のキャンセル代へと消えていきました。

いつもは少雨決行で、毎年なんとかやりきってきましたが、できないときはできないものです

当日キャンセルできるものはたかが知れていました。

約1割ぐらいしかキャンセルできなかったです。

イベントはやっても、やらなくてもお金がかかる。

イベントとはそういうものなんだなと改めて思いました。

なので。。。

中止で主催者丸儲けなんてない。

中止は残作業が意外と大変です。

自分の経験した例での推測ですが、用意した食材はほぼ廃棄です。

いくらかはどこかに転用できるかもしれませんが、生鮮食品はどうしようもないです。持ってても腐らせるだけになっちゃいます。

準備した景品は大量に余るので、これどうしようかな状態になりました。

自分の場合は、別途イベントを企画して大抽選会を行いました。

何事もなく計画したイベントが計画通りに終わることが一番ベストです。

中止になると逆に大変になりました。 

今回のサイクリングイベントの主催者さんも、雨天時中止は考えていたでしょう。

でもやはり起こってみないことにはわからないこともいっぱいあったのだろうと思います。

コロナで変わったサイクルイベントの中止判断

2,020年にコロナが遅いサイクルイベントの中止判断も変化がありました。

感染拡大などの不可抗力な中止判断は返金になることもあり

以前は、一度お金を払ってしまったサイクルイベントは、返金はどんなことがあっても返金は一切なしでした。これは、事実上開催中止の判断は直近の天候や台風の状況しかなかったからです。

しかし、現在はコロナ禍。今後も同じような不可抗力である場合は、返金がある場合があります。

新しい基準は、例えば開催の○○日前までに不可抗力なことで中止とせざるを得ない場合は、返金とするケースが多くなりました。

自己都合は返金なしが基本

とは言え、いくら開催日から相当前でも、自己都合によるキャンセルは返金なしがほとんどなので注意しましょう

サイクルイベント中止から手厚いサポート

2年以上前に中止になったサイクルイベントですが、主催者はそんなことで離れて欲しくないのか、イベントが近くになると案内状を送ってくれます。

主催者はあなたのことは忘れてないよ。また是非とも参加してね。と言ってもらえているようでほっこりしました。

主催者は、携わる人全員を思って最善策を判断

イベントに参加される方は悔しい。

それ以上に主催者はもっと大変で悔しい。

今回は、「返金なし」の約束でしたが、主催者さんが参加者の気持ちをくんで、記念品と一部返金の気配りをされたのだと思います。

また来年エントリーしますよ!

繰り返しになりますが、サイクルイベントで中止になる場合は返金ないのが普通です。

イベントは準備にお金がかかるものなのです。

ABOUT ME
いしやん
ロングライド大好きなロードバイク乗りです。 2020年・2021年は日本の有名な一周を制覇する旅「サイクルボール」の全コースを走破しました。その距離は約3000キロです。 そこで培ったロングライドを快適に走る方法や、ロードバイクの始め方など発信しています。

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